Presentasi

Dalam dunia kerja atau usaha, cepat atau lambat anda harus mempresentasikan ide atau hasil pekerjaan pada rekan kerja bahkan pimpinan. Presentasi tidak selalu disampaikan di depan puluhan orang. Bahkan seringkali hanya di depan beberapa orang saja. Namun tetap saja, ini adalah kesempatan yang sangat berharga untuk mendapatkan penilaian dan membangun citra yang baik. Berbeda dengan presentasi tugas akhir atau kuliah, dalam dunia kerja/ usaha, anda ingin meyakinkan orang mengenai apa yang ingin disampaikan. Anda tidak hanya ingin sekedar bagus, tapi juga berkesan baik. Berikut beberapa tips yang dapat digunakan dalam presentasi :

1.    Persiapan yang matang

Percayalah, ada perbedaan yang sangat jelas antara presentasi yang disiapkan dengan baik, atau yang hanya disiapkan seadanya. Persiapan yang matang meliputi isi materi dan alat bantu.

Mengenai materi, orang yang paham dan sekedar membaca sekilas akan sangat terlihat bedanya dalam presentasi. Tentunya untuk mendapatkan pemahaman, diperlukan waktu dan usaha yang tidak sedikit.

2.    Pembukaan yang menarik

Kesan pertama sangatlah berarti. Kalau kita bias menarik perhatian pendengar pada menit pertama, kemungkinan besar mereka akan memperhatikan kita terus. Cara yang bisa digunakan antara lain mengajukan pertanyaan, lelucon, ataupun membicarakan sebuah kutipan. Yang penting, buat pendengar penasaran dengan topic ang akan kita bawakan.

3.    Beri penekanan pada poin – poin penting

Tentunya presentasi anda akan memiliki sejumlah poin penting. Bila anda ingin orang untuk mengingat poin – poin penting tersebut, maka anda harus menyampaikannya 3 kali :

a.  Pada awal presentasi, ketika anda menyampaikan garis besar isi presentasi

b.  Pada pertengahan presentasi, ketika anda menjelaskan tiap poin secara lebih rinci

c.   Pada akhir presentasi, ketika anda menyimpulkan hasil presentasi

Dengan demikian, presentasi  dapat menjadi lebih efektif dan tidak sekedar cuap – cuap saja.

4.    Gunakan fakta

Menggunakan fakta akan lebih baik daripada sekedar menggunakan pernyataan tidak terukur. Penggunaan fakta dalam presentasi akan membuat argumentasi anda lebih kuat. Tentunya fakta yang digunakan harus dapat dipertanggung jawabkan. Selain itu, penggunaan fakta akan membuat andaterkesan lebih siapdan bersungguh – sungguh dalam melakukan sesuatu pekerjaan.

5.    Gunakan alat bantu

Bila hanya mendengarkan suara, orang akan mudah bosan. Gunakanlah berbagai alat bantu yang ada. Jika memungkinkan gunakanlah slide. Namun jika tidak, minimal buatlah hand out yang dibagikan ke peserta.  Dengan demikian, ada material yang terlihat dan dapat membantu mereka mengerti apa yang ingin anda sampaikan. Sebisa mungkin pastiken jumllah hand out yang akan dibagikan mencukupi jumlah peserta.

Ilustrasi berupa gambar atau grafik dapat mengatakan banyak hal pada pendengar. Ini lebih baik daripada hanya bertumpu pada kemampuan kita menjelaskan. Mereka akan lebih mudah menangkap intinya dan mengurangi kebosanan.

Untuk presentasi pada jumlah pendengar  yang banyak, perimbangakan  untuk menggunakan sound system. Jangan ssampai orang yang ingin memperhatikan pun jadi malas memperhatikan karena suara anda tidak terdengar dengan jelas.

6.    Perhatikan bahasa tubuh dan informasi

Kata – kata hanya  memegang peranan 7% dalam komunikasi sisanya, adalah melalui bahasa tubuh dan intonasi. Serupa dengan komunikasi personal, dalam presentasi pun anda perlu memeperhatikan bahasa tubuh dan intonasi.

Hindari berbicara dengan intonasi yang datar dan kecepatan yang stabil. Hal tersebut cenderung membuat orang mengantuk. Berbicaralah dengan bersemangat. Sesekali beri jeda agar orang memiliki kesempatan untuk mencerna apa yang disampaikan.

Hindari gerakan – gerakan tubuh yang tidak perlu. Berjalan sedikit ke kiri dan kanan memang di perlukan agar mata peserta tidak jenuh melihat itu – itu saja. Tetapi tentunya melakukan gerakan akrobatik jika memang tidak sesuai dengan kontek pembicaraan.

Anda pun perlu memperhatikan bahasa tubuh dan intonasi peserta. Bila mereka terlihat bosan, tingkatkan ussaha anda untuk menarik perhatian mereka. Misalnya dengan lebih bersemangat lagi, atau mempersingkat bagian detail yang kurang penting.

7.    Kontak mata

Jagalah kotntak mata dengan pendengar. Melihatnya pun bukan sekedar melihat selintas, tapi menatap dalam pada tiap orang selama sekitar 2-3 detik. Dengan demikian, mereka akan merasa diperhatikan.

Jangan memandang kea rah yang sama lebih dari 5 detik karena akan terkesan tidak baik. Dari memperhatikan pendengar itu pulalah kita bisa mengukur pakah mereka bosan, antusias atau apapun. Dengan demikian kita bisa melakukan perbaikan sebisa mungkin.

8.    Libatkan peserta dengan contoh dan pertanyaan

Sejumlah peneliian dilakukan pada sejumlah mariner di Amerika Serikat untuk mengetahui berapa lama mereka dapat berkonsentrasi. Ternyata hasilnya mengejutkan. Mereka rata – rata hanya dapat berkonsentrasi penuh elama 17 menit. Setelah waktu 17 menit itu, tingkat perhatian mereka jadi menurun. Untuk meningkatkan konsentrasi kembali, perlu diberikan ice breaker. Ice breaker adalah semacam selingan untuk membuat pikiran lebih segar. Dalam suatu presentasi, ice breaker dapat berupah cntoh atau sesi tanya jawab yang melibatkan peserta secara aktif. Lagipula, penggunaan contoh nyata umumnya dapat membuat orang lebih mengerti daripada sekedar penjelasan panjang.

9.    Perhatikan pertanyaan dan komentar

Bila anda berhasil mempresentasikan sesuatu, wajarnya akan timbul pertanyaan atau komentar dari pendengar. Jangan khawatir, itu merupakan tanda bahwa mereka memang memperhatikan presentasimu. Sebelum presentasi, siapkan aat tulis untuk mencatat apa yang mereka sampaikan. Jangan hanya mengandalkan memori. Rasa gugup, pertanyaan atau komentar yang bertubi – tubi, dapat membuat anda melupakan poin – poin penting. Berfikirlah sejenak sebelum anda merespon. Sampaikanlah jawaban dengan terstruktur dan hindari sikap defensive. Bila anda melakukan kesalahan, minta maaf dan katakana anda akan memperbaikinya  bila anda tidak menetahui jawaban sesuatu pertanyaan, menghindar dengan elegan. Katakana anda sementara belum mengetahuinya dan katakana anda akan mencari tahu tentang hal tersebut bila diperlukan.

Ciri – ciri slide yang efektif :

1.    Menggunakan ilustrasi dan animasi2.    Tampilkan kata – kata inti saja3.    Mudah dimengerti4.    Hindari kesalahan ketik5.    Seragamkan gaya slide

12 kesalahan dalam presentasi :

1.    Belum benar – benar memahami apa yang disampaikan
2.    Tidak menggunakan ilustrasi apapun
3.    Hanya mmbaca slide
4.    Berbicara terlalu cepat
5.    Berbicara terbata – bata
6.    Intonasi datar
7.    Menggunakan informasi/ data yang salah
8.    Melakukan gerakan – gerakan yang tidak sesuai dengan kontek pembicaraan
9.    Tidak membuat hand out
10. Tidak menyediakan hand out dalam jumlah yang cukup
11. Tidak mengecek alat sebelum dipergunakan
12. Defensive dalam masukan