Rapat biasanya menjadi bagian tak terpisah dalam bekerja. Kebanyakan pekerjaan dilakukan secara bersama-sama sehingga pada saat-saat tertentu, diperlukan koordinas. Namun jangan lupa bahwa rapat sebetulnya menghabiskan sumber daya waktu dan tenaga. Apakah anda menjadi pemimpin rapat, atau peserta rapat anda perlu mengetahui dan menguasai trik-trik untuk mengadakan rapat secara efektif. Rapat yang baik, pada dasarnya dibagi menjadi 4 tahapan, yakni :
Tahap 1 : Pembukaan
Rapat dimulai tepat waktu dan sebelumnya menentukan sampai pukul berapa rapat akan dilaksanakan. Selanjutnya, ajukan agenda rapat yang akan dibahas. Alokasikan waktu untuk tiap butir agenda rapat yang disetujui. Tentukan siapa yang akan menjadi notulen/ pencatat rapat.
Tahap 2 : Evaluasi kegiatan selanjutnya
Cek perkembangan tugas yang akan diberikan pada peserta rapat dalam pertemuan sebelumnya. Koreksi agenda rapat sebelumnya.
Tahap 3 : Pembahasan agenda rapat
Untuk tiap agenda rapat, perhatikan agar pemakaian waktu tidak jauh melebihi alokasi yang telah disepakati. Manfaatkan tekhnik pemecahan masalah untuk problematika yang dihadapi. Setiap peserta rapat harus memiliki kesempatan yang sama untuk mengemukakan pendapat dan jangan sampai ada pihak yang mendominasi/ memaksakan kehendak.
Tahap 4 : Penutupan
Hasil keputusan akan dibacakan ulang, buat rencana apa yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya, bagikan tugas pada peserta rapat. Tentukan pula waktu pertemuan selanjutnya bila memang ada.
UNSUR-UNSUR RAPAT EFEKTIF
Berikut adalah sejumlah unsur yang diperlukan untuk mengadakan rapat secara efektif :
* Sasaran
Tentukan apa yang ingin dicapai dari pertemuan tersebut.
* Lingkungan
Pastikan ruangan yang digunakan relatif bebas dari hal-hal yang bisa membuyarkan konsentrasi, fasilitas tersedia, pencahayaan dan suhu yang cukup, dan lain-lain.
* Waktu
Tentukan waktu secara spesifik Jangan mengatakan rapat siang hari, tapi sebutkan pukul 13.00 misalnya. Mulailah tepat waktu walau belum seluruh peserta hadir. Bila rapat seringkali dimulai lambat, peserta rapat akan berfikir bahwa terlambat itu biasa dan mereka akan makin sering terlambat. Tanamkan disiplin dengan sistem sanksi yang disetujui semua pihak.
* Pemimpin
Pemimpin harus memiliki kualifikasi yang baik serta bertanggung jawab. Dalam memimpin rapat, pemimpin harus tetap netral dan fokus pada agenda rapat.
* Partisipasi
Setiap peserta rapat memiliki hak dan didorong untuk berperan aktif dalam pertemuan.
* Tugas
Ada bagian tugas yang jelas pada peserta rapat. Tugas tersebut harus dirangkumkan kembali diakhir pertemuan dan diperiksa pada pertemuan berikutnya.
CIRI-CIRI RAPAT TIDAK EFEKTIF
- Rapat rutin tanpa agenda yang jelas
- Tidak ada hal spesifik yang dijelaskan
- No Action, talk only
- Tidak ada mekanisme rapat
- Manajemen konflik yang lemah sehingga lebih banyak berdebat tanpa tujuan
- Peserta rapat kurang berpartisipasi aktif
- Adanya indifidu yang mendominasi
No comments:
Post a Comment