Strategi Penjadwalan

 
  Inti dari penjadwalan adalah kita membuat rencana pemanfaatan waktu. Memang hidup tidak bisa direncanakan rinci tiap detiknay karena begitu banyak hal yang diluar kendali kita. Akan tetapi, dengan memiliki perencanaan yang baik setidaknya anda memiliki pola yang jelas untuk mengoptimalkan waktu dan mengurangi peluang anda terlupa akan suatu aktivitas.

     Menyusun jadwal juga memerlukan strategi supaya lebih efektif. Berikut adalah strategi yang dapat kita pakai dalam menyusun jadwal mingguan.

1. Buat datar kegiatan yang hendak dikerjakan

2. Buat skala prioritas dari tiap kegiatan

3. Perkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tiap kegiatan

4. Alokasi waktu untuk tiap kegiatan

5. Evaluasi penerapan jadwal

BUAT DAFTAR KEGIATAN

     Berikut adalah hal - hal yang dimasukkan dalam datar kegiatan :

* Aktivitas rutin terjadwal yakni kegiatan - kegiatan yang  rutin dilakukan dan telah diterapkan waktu pelaksanaannya. Umumnya kita tidak memiliki wewenang mengubah waktu pelaksanaan atau tenggat waktunya. Contoh aktivitas rutin terjadwal adalah rapat mingguan dan laporan bulanan.

* Aktivitas rutin tidak terjadwal yakni kegiatan - kegiatan yang rutin dilakukan namun waktu pelaksanaannya bisa kita atur waktu sendiri. Contoh : olahraga rutin, berkumpul dengan teman - teman

* Aktivitas insidental terjadwal yakni kegiatan tidak rutin yang bisa jadi waktunya telah ditentukan  jauh hari sebelumnya. Contoh : aktivitas insidental terjadwal antara lain acara reuni dengan teman - teman SMA atau acara pertemuan keluarga. Umumnya aktivitas ini memiliki karakteristik penting.

* Aktivitas insidental tidak terjadwal yakni kegiatan tidak rutin yang waktunya diberitahukan secara tiba - tiba. Misalnya saja rapat mendadak karena ada situasi yang perlu segera ditangani. Umunya aktivitas insidental tidak terjadwal memiliki karakteristik penting dan mendesak.

TENTUKAN SKALA PRIORITAS

     Untuk mengoptimumkan penggunaan waktu, kita perlu membuat skala prioritas dari sekelompok kegiatan yang harus kita lakukan. Setelah semua kegiatan didaftarkan, golongkan mereka berdasarkan skala prioritas kita. Misalnya, angka 1 untuk kegiatan - kegiatan yang dianggap paling penting. Angka 2 untik kegiatan yang tidak begitu penting dan seterusnya. Buatlah kegiatan memiliki prioritas tinggi bila :

 * Pihak lain bergantung pada hasil kegiatan tersebut

 * Tidak dapat diwakilkan

 * Tidak dapat dijadwalkan ulang 

 * Akan berdampak buruk bila tidak dilakukan 

 * Kesempatan untuk melakukannya sangat langkah

PERKIRAKAN WAKTU UNTUK TIAP KEGIATAN

     Waktu yang kita butuhkan untuk tiap kegiatan dapat diperkirankan dari pengalaman - pengalaman kita sebelumnya. Hanya saja untuk tiap aktivitas kita patut bertanya :

  # Apakah pekerjaannya selama ini sudah efisien?

  # Apakah kita dapat mengerjakannya dengan lebih cepat?

  # Apakah yang dapat kita lakukan untuk mengoptimalkan aktivitas itu?

ALOKASI WAKTU

     Kegiatan - kegiatan terjadwal tidak bisa kita kendalikan kapan waktu pelaksanaannya. Tetapi, kegiatan - kegiatan tidak terjadwal dapat kita selipkan diantara apa yang sudah terjadwal. Sebisa mungkin pilih waktu pelaksanaan yang efekti. Misalnya untuk  pengerjaan sesuatu yang memerlukan kosentrasi tinggi pilih saat dimana pikiran masih dalam kondisi segar.

EVALUASI PENERAPAN JADWAL

     Setelah seminggu berjalan, amati apakah semua aktivitas dapat dilakukan dengan baik ? Bila masih banyak tanggung jawab terlalaikan dan banyak waktu terbuang, maka ada kemungkinan jadwal yang kita buat belum efektif. Lakukan revisi yang diperlukan misalnya dengan mengurangi kegiatan dan mempertimbangkan pendelegasian tugas.